İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin fiziksel arşivlerini dijital ortama taşıyarak belge yönetiminde yeni bir dönem başlatıyor. Binlerce sayfalık evrakın elektronik ortama aktarılmasını sağlayan sistemin, ilk etapta belediye iştiraklerinde kullanılmaya başlandığı, ilerleyen süreçte ise kamu kurumları ve özel sektörde yaygınlaştırılmasının hedeflendiği bildirildi.
İlk uygulama şirket arşivinde gerçekleştirildi
Projenin ilk aşamasında İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin yıllara yayılan fiziksel arşivleri dijitalleştirildi. Binlerce belge taranarak elektronik ortama aktarıldı, indeksleme işlemleri tamamlandı ve ihtiyaç duyulan evraklara saniyeler içinde erişilebilecek bir altyapı oluşturuldu. Böylece belgelerin zamanla yıpranmasının ve kaybolmasının önüne geçilirken, arşiv yönetiminde önemli ölçüde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlandı.
Kağıt kullanımını azaltmayı amaçlıyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, evrakların farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması zorunluluğunu da ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli dijital paylaşımı sayesinde fotokopi ihtiyacının azalması, baskı maliyetlerinin düşmesi ve kağıt tüketiminin en aza indirilmesi hedefleniyor. Bu yönüyle sistemin hem kurumsal verimliliğe hem de çevresel sürdürülebilirliğe katkı sunması bekleniyor.
Belediye iştiraklerinden kamu kurumlarına
Sistem, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde kullanılmaya başlanırken, belediyenin hukuk biriminde de devreye alınması planlanıyor. Uzun vadede belediyelerin yanı sıra kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel şirketlerin de aynı dijital altyapıdan yararlanması amaçlanıyor.
Belgelere saniyeler içinde erişim
Sistemde yer alan OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel belgeler dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası ya da anahtar kelimelerle arama yaparak ihtiyaç duydukları evraka kısa sürede ulaşabiliyor. Ayrıca QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde belgelerin fiziksel arşivden dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor.
On binlerce sayfa kısa sürede aktarılıyor
Yüksek kapasiteli tarama altyapısı ve web tabanlı yönetim sistemiyle geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, on binlerce sayfalık arşivlerin kısa sürede dijital ortama aktarılmasına imkan sağlıyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği bu altyapıyla hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı ve güvenli, sürdürülebilir bir arşiv yönetim modeli oluşturmayı hedefliyor.
GÜNCEL
Sayfa başına git